¿No sabes en que se te va el dinero a final de mes y siempre estás en números rojos? Bueno, aquí tengo la solución para ti, ya que en este post describo cómo llevo la contabilidad de tal manera que me permita dos cosas: saber dónde se me va el dinero, y contabilizarlo de tal modo que me ayude a tomar mejores decisiones en el futuro.

Llevar la contabilidad para mí de una manera fácil y eficiente ha supuesto investigar y probar múltiples opciones hasta que he dado con una con la que estoy satisfecho. Es muy importante hacerlo ya que, con este conocimiento, podemos saber cuánto tiempo podemos pasar sin trabajar, saber de dónde podemos reducir si nos vienen mal dadas, o quizás cambiar algunos de nuestros hábitos para mejor.

A decir verdad, hay una gran cantidad de herramientas y libros disponibles para llevar la contabilidad del hogar, todos con sus ventajas e inconvenientes. Para mí, la clave de una buena contabilidad es que debe facilitar la tarea de anotar los gastos y de hacer resúmenes mensuales y anuales por categorías, para saber en qué te has gastado el dinero cada mes. También debe hacerte reflexionar para tomar mejores decisiones en el futuro.

Durante mi travesía he probado diferentes métodos. Me acuerdo que al principio era una simple libreta, con una hoja por mes donde escribía la fecha, el tipo de gasto y la cantidad. Al final de mes contabilizaba el total de gastos y se empezaba un nuevo mes. Era simple y efectivo, pero tenía varios problemas. El primero era que no me permitía ver de un vistazo qué días de la semana gastaba más o menos. Otro de los problemas es que con este método puedes cortar las semanas por la mitad, con lo que inconscientemente gastaba bastante más el primer fin de semana del mes si el viernes caía en 1. Tampoco sabía lo que tenía gastado, con lo cual tenía que ir sumando de vez en cuando.

Tras ello estuve probando durante una temporada almacenar mis gastos en excel. Tenía la ventaja de poder usar fórmulas y me calculaba automáticamente lo que gastaba cada mes. Sin embargo, necesitaba encender el ordenador para pasar mis gastos, con lo que raramente lo hacía. Al final iba acumulando facturas y pasándolas una vez a la semana… vamos, una receta para el desastre.

Una variación de este método era usar una aplicación de móvil para la contabilidad. Tenía la ventaja que podía hacerlo en cualquier sitio, pero siempre me ha resultado bastante pesado usar el teclado táctil de los móviles. Tampoco podía sincronizarlo con el ordenador y los que lo permitían, eran bastante caros. Quizás ahora con el paso de los años han mejorado y han bajado de precio. Sin embargo, ya he encontrado un método que me funciona y estoy muy contento con él.

Otro de los grandes problemas que he tenido con los métodos electrónicos, quizás sea porque estoy chapado a la antigua, es que me gusta el hecho de coger un bolígrafo y apuntar conscientemente en un papel el gasto que he realizado. Cuando lo hago, me hace reflexionar sobre el gasto, las horas de mi vida que me he pasado en el trabajo para pagarlo y si me ha merecido la pena hacerlo o no. Esto me permite tomar mejores decisiones de cara al futuro.

Seguramente a estas alturas os estéis preguntando cómo llevo mi contabilidad. La verdad es que combino los dos métodos. Para el día a día utilizo un libro de cuentas llamado kakebo, del cual suelen sacar una edición anual con todas las fechas y calendarios ya actualizados. El kakebo tiene su origen en Japón y significa “Libro de cuentas para el ahorro doméstico”. Para los resúmenes anuales y/o mensuales suelo utilizar una hoja de cálculo en la nube (google drive).

Primero veamos porqué me he decantado por el Kakebo para apuntar los gastos. Para ello, veamos qué contiene y cómo funciona. Lo primero es que es un libro pequeño y no ocupa mucho espacio, ideal para tenerlo en el recibidor o en un mueble a mano en el comedor. Está separado por meses y cada mes por semanas. A principio del mes dedica una página para poder apuntar los ingresos esperados del mes (como las nóminas) y los gastos fijos (como el piso, internet o el móvil). Tras unas simples sumas y restas puedes calcular lo que pretendes ahorrar ese mes y el presupuesto restante para vivir.

Es bastante útil si estás empezando a controlar los gastos ya que te permite saber qué dinero debes apartar cada mes para no tener sorpresas. Tras ello cada día que hagamos un gasto lo apuntamos en su categoría, redondeando para arriba para no tener que lidiar con decimales. Al final de cada semana se hace un recuento de los gastos, se resta al presupuesto y ése es el dinero que tenemos para llegar a fin de mes. Cuando se termina el mes, se hace otro recuento por semanas y categorías y se empezaría el mes siguiente. Al finalizar el mes también dispone de un espacio para escribir tus reflexiones sobre el mes, que ha ocurrido para cumplir o no tus objetivos y tratarlo de hacerlo mejor el mes que viene. También contiene consejos para ahorrar y otras cosas útiles.

A veces es mejor entenderlo con un ejemplo práctico. Hay un vídeo que lo explica de manera muy sencilla que puedes verlo haciendo click aquí.

Una de las primeras ventajas para mí es que ya están los meses y los días del mes introducidos, con lo que no hay que perder tiempo pasando toda esa información a mano. Tras ello, otra gran ventaja es que no me parte las semanas, es decir, todas las semanas están de lunes a domingo. Para aquellas semanas que tengan algunos días en un mes y algunos días en otro, el kakebo pone esa semana entera dentro de un mes. Por consiguiente, el gasto semanal suele ser muy consistente y es muy fácil identificar los hábitos costosos.

También tiene la ventaja de que te permite planear la semana entera, muchísimo más efectivo que planificarse día a día. Otra de las ventajas es que tienes que hacer manualmente los recuentos semanales, si eres lo suficientemente disciplinado para hacerlo los domingos, puedes ver tus gastos y tratar de hacerlo mejor la semana siguiente. Ya para finalizar, es muy fácil introducir los gastos y dejar el libro a la vista ayuda a ello, con lo que es raro que se te acumulen facturas por pasar.

Ya hemos visto cómo llevo la contabilidad del día a día, aunque he adaptado ligeramente el kakebo para que, en vez de tener un presupuesto concreto, voy acumulando los gastos variables por lo que así sé lo que llevo gastado este mes. Es mejor hacerlo así si ya llevas años realizando un consumo consciente, porque tener un presupuesto deja de tener sentido.

A pesar de sus innumerables ventajas, el kakebo no es perfecto. Por ello lo complemento con una hoja de excel en google drive en la cual a final de mes anoto el estado actual de mis cuentas bancarias y de las inversiones. A día de hoy lo tengo dividido en tres categorías: dinero en efectivo, dinero invertido (ya sea plazos fijos o en bolsa) y dinero en el plan de pensiones. Por comodidad suelo calcular cuánto dinero he ahorrado o perdido en el mes y cuánto respecto al inicio del año. También tengo un campo dedicado al gasto total del mes en el kakebo, para poder saber si mi gasto ha cambiado mucho y así detectar si mi estilo de vida ha sufrido mucha inflación.

Con todo esto sé perfectamente cuánto me gasto cada mes y cuánto dinero voy ahorrando, de una manera fácil y sencilla. Estoy convencido de que, si realmente quieres, puedes saber en qué se te va el dinero y mejorar tu vida.

Nota: Si sueles tener descubiertos en tu cuenta bancaria aconsejaría hacer tu propio kakebo. Con una libreta que tengas por casa, un boli y una regla puedes perfectamente simular los meses y las semanas para llevar la contabilidad. Eso sí, requerirá más tiempo y esfuerzo por tu parte pero cambiará tu vida a mejor.